浅谈如何发展电子商务型商务旅游

自金融危机后，商务旅游开支首当其冲被众多企业列为压缩开支、缩减预算的项目之一，商务旅游面临一个尴尬的境地。在这个淡季里，思考如何对商务旅游的操作流程重新规划和调整，以适应和满足商旅需求增长的不远前景，成为旅游行业需要面对的问题。

不可否认，当今商务旅游的运营模式仍然比较传统，互联网思维仍然若即若离，尚未将电子商务完全融入现代商务旅游操作中，很多从业人士认为商旅的营销模式与互联网不搭，维持原有的运作手段最为保险。

目前商务旅游的运作流程一般是按这样6步操作完成：公司客户提出需求—报价—签合同—会议、奖励旅游—付旅行社款项。

长期以来旅行社一般采用这种模式运作商务旅游。最开始公司客户需要与某一旅行社签订一个较为长期的商务协议，将公司的奖励会议旅游活动交给该旅行社运作，由旅行社安排商旅行程，最后按月结、季结或半年结成批与该客户结算费用。对于商务客户来说，选择旅行社的好处在于借助旅行社在机票、酒店、景区等资源优势来获得优惠的价钱，有效控制预算；对于旅行社来说，一个商旅客人的消费往往是普通客人的3倍还要多，可以赚取较高利润。但是并不是所有旅行社都可以做商务、会奖旅游，必须是具有巨大资金和会奖人才的旅行社可以做到。

由于商务会奖旅游客人往往是旅游经验丰富，对旅游本身有着较高的期望值，当期望值打折时，就会出现一些纠纷问题，进而暴露了传统模式的四个弱点。
一、被动销售。传统模式决定了首先由客户向旅行社提出需求，有时还要指明目的地，然后再由旅行社对此做出行程和报价。看似正常的流程其实在服务理念上属于被动销售方式，这种销售方式在市场日趋竞争激烈的社会中的竞争力不会很高。
二、客户在第一时间看不到产品的雏形。传统销售模式无法为客户提供一个全方位、多角度，三维立体式的形象呈现，公司客户相关人员很难对该商旅产品有一个基本的认识，所以可能在后期旅游发生过程中会引发一些突发未曾设想的问题和事件。
三、报价缓慢。旅行社对商务会奖旅游产品的操作往往是从零开始做起，加好利润然后呈报给公司客户，在目前经济危机的情况下公司更要考虑控制成本，如在多次修改行程降低成本不果后，也许公司客户会放弃这次商旅差旅行为。但这期间浪费了旅行社相关工作人员的绝大多数时间，使得双方效率比较低。
四、结算款项可能出现分歧。旅行社与长期合作的商务客户结算方式一般并非一笔一结。一般按照结算期进行结帐，旅游产品并非如其他商品，它是多种有形与无形的商品的总和。而且商务客户在享受这种旅游产品后，可能会对某些收费标准提出质疑，且可能不是一笔一结，所以到结算期时，双方收款付款金额可能存在着分歧。

以上问题是由于传统的商旅运作模式造成的。解决这些问题，需要我们改进该运作模式，增加新的元素，规范业务流程。譬如将其电子商务化，将流程格式化、规范化。

以现在目前的电子商务水平是很难达到商务会奖旅游自主报价的。究其原因在于旅游产品都是设计出来的，利润高低就看计调的能力，机票和酒店都是固定产品，利润是可以计算出来的，但旅游产品的利润因素有很多，所以在操作上就可以灵活应变。

任何一次高端商务活动都可以看成是计调的一次创作，或看成主要操作人员导演的一台戏，让客人有不一样的感觉，达到或超过客户期望的效果。由于它的非重复性和创意性使得利用电子商务完全实现自主报价的难度是相当大的。

所以商务旅游在现阶段是不能完全依赖电子商务的，但电子商务的平台优势是可以在商务旅游的部分版块加以运用和尝试的。
一、销售方式的转变。在电子商务平台上，旅行社可以更好的展现自己的商旅方面的优势，以文字、图片、视频等方式展现公司实力、成功案例等。还可以借助电子商务进行推广和销售。
二、提高旅行社效率。例如机票查询预订系统、酒店系统等可以共用，利用现成系统，而计价系统（或叫单团核算系统）则可以考虑单独做，还有某些主要供应商及产品检索数据库，因为涉及面太广，不可能所有产品都上系统。如果能做到对客户报价、对内计算成本/利润、活动安排等能够基本有个模式化的工具，很多常用的大量书写内容和条件可以直接带入，不至于疏忽遗漏，可以大大提高工作效率。
三、后期结算方面。借助电子商务平台，可以优化结算明细，使得商务客户更加对自己的花费更加清晰透明。（作者：刘琤  国旅总社采购中心业务主管）

以IT手段实现MICE方案
传统操作的确存在着诸多不利的因素，使供应商处于被动销售的局面，如何借助IT技术手段来解决目前供应商所面临的效率不高的问题，以及IT技术从多大程度上可以为传统的旅游行业注入新鲜活力和时尚元素，使为客户带来意想不到的体验，《中国旅业参考》特别采访了上海海岸展览服务有限公司副总经理刘旦。

当前国内MICE现状
对于目前国内MICE行业的发展现状，刘旦认为，首先，现在整个行业正处于一个整合发展的阶段，实际上MICE的各个元素本来就有，但并没有清晰的整合的形象。现在专业的MICE公司还是很少，许多公司从原先各自的领域出发组建的MICE部门，带有旅行社、会务公司、广告公司以及公关公司的色彩。

其次，传统的MICE操作仍然存在一些问题。由于MICE进入中国时间较短，发展还很初期，所以造成很多在流程、操作的不清晰，很多事情需要在现场的随机应变，灵活处理。限于人力物力能力，许多服务无法做到尽善尽美。在人工操作方面，方法仍然很原始，不精确，不实时；往往需要投入很多的人力，做的却是大量重复性的工作，无法有效的进行知识积累，增加了提升服务品质的难度，很难保证始终如一的品质。

第三，举办MICE的场地仍然是受限制的。以上海为例，对于举行千人以上的安排就显得很困难，各方面安排起来不是很如意。在2010年上海世博会结束后，相信世博会的场馆会是大型MICE一个合适的地点。

第四，随着中国经济的发展，企业国际化程度的提高，更多公司会意识到MICE的价值，增加这一块的预算，或者整合相关的预算，形成以MICE为概念的固定投入。

IT解决方案的优势
通过在MICE行业的工作、学习和积累，刘旦以及团队研发了针对MICE的IT解决方案，为客户带来了惊喜。刘旦表示，他们的MICE解决方案整合各行业最先进的成熟的解决方案，基于对行业客户深入不间断的沟通与研发，针对每个功能点，针对每个需求点，开发出相应的解决方案。所有的软件可根据客户需求自由组合，形成每次活动独特的解决方案。对于每个MICE的服务公司，通过深入分析其服务特点，服务流程，度身定制，确保了每次方案的独一无二。目前的主要客户是东南亚、欧洲的各行业高需求的客户，现已规划了200个软件来支持Higher的解决方案。

订制服务网上实现
与传统MICE操作手法不同，刘旦介绍，公司会为每次的MICE建立专门的活动网站，所有相关的信息都可以在这个网站找到，包括时间安排、旅游目的地的介绍、当地的名胜、合适的餐厅等，都可以在这个网站找到而不用自己再去网上搜索比较。每个参与者都有用户名和密码，可以把自己所有的需求信息填写在网络上，比如餐饮需求、航班信息、房间要求、旅行要求等，公司各服务部门可根据网络实际统计的信息提供相应的准备，节省许多往复沟通的成本，提高效率，尤其提高服务的精确度，品质。对于现场的每个环节，公司都准备了相应的软件解决方案，通过提供独特的硬件设备，让人耳目一新，服务细腻周到，精确照顾到每个客人。

电子结算简化流程
对于传统的MICE供应商面临的问题之一在于报价缓慢，刘旦对此表示其MICE解决方案有一套解决办法。公司建立全部供应商的数据库，关于报价，可以从数据库中选择。所有的数据被整合到网络与数据库中，提供全程的自动的电子结算。所有的数据实时沟通，及时反馈，基于WEB，在网页上可操作所有的内容。

传统的MICE操作在结算款项方面，常常由于某些活动细节未达到理想效果而导致结款的分歧，该MICE解决方案如何解决这个问题？刘旦向记者解释到，首先，IT解决方案通过计算机程序，把流程通过软件来确认实现。其次，通过现场管理的电子标签解决方案，记录现场数据，通过各类三维立体图表，清晰还原现场情况，生成各种评估分析报告。对现场的服务量化处理，通过数据清晰来评估效果，消弭不必要的分歧，有效降低分歧点。这是侧重技术的解决方案层面，无法彻底解决结款分歧。

MICE操作倾向科技
关于如何看待MICE操作层面上的发展趋势，刘旦认为，第一，更多科技。整个各行业先进的成熟的科技成果趋于更酷更时尚的呈现。科技的发展，会触及现有处理方式想象力的极限。同时更多更完善的解决方案，会给MICE带来更多的施展空间，更多创新的服务方式。

第二，更多细腻。通过技术手段，把许多重复的流程，确认的流程，确认的处理方式，都通过软件和相应的硬件来解决，软硬件系统提供相应的数据分析与评估，工作人员的精力主要在判断，决策，对于原来没精力照顾到的事情，可以服务更细腻。

第三，更多颠覆。基于IT软件的解决方案可以改变颠覆许多原有的操作方式。在传统模式中，有些好的创意由于受到行业特点或者成本等因素的制约未能实现，随着IT技术的深入细致的研究，最终可以形成对于许多传统做法的颠覆。