公司差旅费可转变为企业宝贵的利润

差旅费用是企业第二大可控成本。通过对企业员工差旅进行管理，不但能够提升企业管理水平，还能优化差旅支出，节省大笔差旅费用。所以近年来众多500强公司以及国内大型企业已纷纷引入差旅管理，其中大多数选择与差旅管理公司合作，以获得专业科学的服务。然而，对于中兴通讯来说，他们却自行设计了中兴通讯商旅管理模式，并成为中国企业商旅管理实践的典范。一个主营业务与差旅管理并不沾边的企业是如何做到的呢，《中国旅业参考》前不久专访了中兴通讯副总裁陈虎。

陈虎认为，随着跨国、跨地区业务的日益频繁，大中型企业的差旅费用也与日俱增。报表上动辄上千万、上亿的差旅费用往往排在企业费用的前几位。同时，传统的差旅模式又隐含着高额的预定和管理费用、费用报告成本、审核报销成本等。通过差旅管理，企业在四个方面的效益是明显的：

一、节约成本
与航空公司、酒店签订的大客户协议，采用集中采购的模式，将差旅费用直接降低10%-15%；流程的集中再造，有效降低了隐形成本。使公司差旅费用转变为企业宝贵的利润。

二、优质服务
员工通过内部的热线及网络即可提出差旅需求，商旅系统以及服务小组为员工提供全程配套的出行方案。同时，员工还可享受为大客户提供的及时的舱位调整、领先的医疗救援等服务。

三、科学管理
为有效管理差旅费用，员工差旅行程在系统中的记录成为众多管理元素，通过分析差旅过程数据，在系统中内置各种差旅政策，引导员工差旅行为。

四、智能信息
企业差旅数据中蕴含着丰富的信息，管理部门可以通过多维度的智能报表，为差旅规划、政策制定、费用管理等提供支持。

随着中兴通讯成本领先战略的推进和管理精细化的要求不断提高，陈虎告诉记者，从2008年开始，财务部门在进行差旅费数据整理和分析时发现：由于原有的差旅费管理相对粗放，从财务系统中提取的数据只能满足交通费、住宿费等粗略的统计分析，难以获取航空公司、提前订票时间、机票折扣等信息。另外，预订的机票送到公司后，需要员工取票和付款。员工出差回来后报销贴票比较繁琐而且不增值，员工抱怨比较多。

针对以上这两个问题，在进行差旅管理的初期，陈虎表示，中兴通讯曾尝试与差旅管理公司（TMC）洽谈合作事宜，一方面努力争取更多的折扣，另一方面试图获得完整的员工出差信息，为差旅费的分析及费用控制打好基础。但是在洽谈中，公司发现存在两个主要问题：一是TMC不能根据中兴通讯的需求对其系统做客户化改造，不能提供所需要的管理信息；二是TMC能给予中兴通讯的返点明显低于航空公司能给予的返点，而TMC本身的利润是较高的。为实现公司商旅管理的统一管理和决策信息支持，陈虎告诉记者，中兴通讯从2008年开始成立商旅管理中心，总体负责公司商旅业务，自主开发商旅管理系统，为公司内部员工提供机票、酒店预定等商旅服务。

对于差旅管理的最终目标，陈虎认为主要体现在三个方面：第一，差旅管理最终可以实现这样的情境：员工出差，可以通过商旅系统网上预订或通过商旅热线预订机票、酒店，持证件登机、入住酒店，全程无需机票和酒店发票，无需支付机票款和酒店住宿款，公司统一与航空公司、协议酒店汇总结算。出差后商旅系统自动完成报销，无需员工个人提起申请。

第二，高效集成的商旅管理系统：通过集中统一的商旅管理中心，实现员工商旅的在线信息查询和预订、全球数据跟踪、差旅费用报销的自动生成、与企业财务系统自动整合的全流程管理。

第三，集中采购：通过数据分析，对热点航空公司、热点航线、热点酒店，通过签订全球协议，得到较好的价格保证。通过航线设计和政策引导，鼓励员工采用协议价格。

第四，明确的差旅政策并及时监控：明确公司的差旅政策并向全体员工宣传，建立一个成本节约和员工满意的平衡的差旅政策，并通过差旅行程内置差旅政策，记录差旅行为数据，及时反馈政策执行，优化差旅行为。

第五，全流程管理，预算控制：实现企业差旅政策遵从、差旅数据分析以及差旅全流程服务，到财务报销和预算管理的无缝连接和过程控制，从无序向事前预测、事中服务、事后报告转变。

在选择选择酒店作为差旅供应商时，陈虎介绍到，能成为中兴通讯酒店差旅供应商，应该满足以下几个方面的要求：首先，硬件设施好。酒店的地理位置、客房设施、卫生条件等基本情况是每一个客户都会关注的；其次，软件服务要好。同一个级别的酒店硬件基本差不多，那么软件服务就比较重要了。企业客户希望供应商能够有标准化的服务、有专职的服务小组，建立应急机制应对突发紧急情况，及时协助企业员工。第三，有稳定的信息系统，支持多种接入方式，能够提供与企业直连的信息接口，建立与企业的无缝链接。

在航空方面，中兴通讯目前已经与国内各家航空公司以及多家代理商建立合作关系。作为企业大客户，能够得到较优惠的成本。另外，希望航空差旅供应商能够提供7×24小时的统一规范服务，为企业设立专门的服务小组，建立相应的应急机制，要对于自然灾害、地区冲突建立预警机制，及时有效协助企业员工。要有稳定的信息系统，支持多种接入方式，特别是可以嵌入移动设备，支持移动互联网。航空公司及酒店，都应建立与企业直连的信息系统接口，通过方便便捷的支付接口，建立与企业之间的无缝对接。有竞争力的价格、标准规范的服务、专职的服务团队，这是服务供应商需重视的重要方面。

通过与各家航空公司的合作，陈虎明显感受到，最近1-2年，与中兴通讯合作的各家航空公司更愿意倾听客户的声音，提供的服务更加贴近客户的需求。同时，他们的服务产品中也越来越重视电子商务技术，能够采用信息化的新技术为客户提供服务。

作为企业管理者，陈虎在管理中珍视七种武器：一、数据，一切以数据说话，以事实为根据；二、逻辑，好的想法很重要，还要把好的想法有逻辑的表达出来；三、流程，创新都是基于流程的，将创新固化，行成流程；四、信息系统，把标准化的工作交给系统来做，释放人力，提高效率；五、网络，要擅于利用各种关系网络，调动各种资源；

六、文化，做好推进和培训，多做沟通，建立良好的知识传递机制；七、凝聚力建设，重视团队合作，提升团队活力。陈虎告诉记者，现在部门的员工一半以上都是80后。80后的员工比较有活力，对于信息网络很熟悉，容易接受、勇于尝试、擅于创造新事物。在职业生涯中，希望员工拥有激情、活力、创新、勇气。

在繁忙的工作之余，爬山和跑步是陈虎喜欢的运动。在强身健体的同时，还能放松心情、锻炼毅力。尤其是站在山顶眺望时，能使心胸开阔、思维驰骋。平时部门活动也经常组织同事们一起登山锻炼，提高团队活力，这还是一项健康的凝聚活动。在假期，陈虎会出去旅游，他一般会选择去那些有美丽自然景色的地点。西藏的天、九寨沟的水、黄山的山、三亚的海，这些是他去过的旅游目的地中印象比较深刻的。

对于工作和生活的最佳状态，陈虎将其概括为跟喜欢的人做喜欢的事情。工作上与有相同理想的团队一起实现美好的目标；生活中与情趣相投的人一起去想去的地方。每一个新的一天的到来，都是充满激情、让人期待和向往的。